Je wilt een e-mail verbeteren en hebt de hele tekst al geselecteerd. In de ondertekening staan een naam en telefoonnummer. Halverwege noemt iemand een bestelling en een adres. Welke informatie heeft ChatGPT eigenlijk nodig? Gebruik zo weinig mogelijk gegevens. Voor hulp met stijl kun je meestal werken met een fictief voorbeeld, neutrale placeholders of een algemene beschrijving. Volg voor zakelijke informatie de regels van je organisatie en gebruik alleen een omgeving waarin de verwerking is toegestaan. Autoriteit Persoonsgegevens over AI en de AVG
Bepaal wat de chatbot moet doen
Schrijf in één zin het doel op. ‘Deze mail moet vriendelijker worden’ vraagt iets anders dan ‘controleer de afspraken in deze overeenkomst’. Bij stijlhulp is de volledige achtergrond vaak overbodig. Maak zelf een neutrale versie waarin de zinnen staan die je wilt verbeteren. Je kunt ook vragen om een voorbeeld op basis van de situatie en de echte gegevens later lokaal toevoegen.
Gaat het om inhoud die je alleen kunt beoordelen met het oorspronkelijke document, kijk dan of een goedgekeurde werkomgeving beschikbaar is of gebruik een menselijke controle. Als je twijfelt, overleg met degene die de afspraken over informatiebeveiliging of privacy beheert. Een snelle tekstaanpassing is meestal prima uit te voeren met alleen de woorden die aangepast moeten worden.
Let ook op gegevens die samen iemand herkenbaar maken
Een naam, adres of telefoonnummer is gemakkelijk te herkennen. Een combinatie van details kan ook naar een persoon verwijzen. Denk aan een unieke functie op een kleine afdeling, een datum met een bijzondere gebeurtenis of een foto waarop een adreslabel staat. Een klantnummer kan binnen een organisatie gekoppeld zijn aan een klant. Behandel zo’n code daarom als informatie die bescherming verdient.
Een placeholder is nuttig als je tegelijk de andere identificerende details weglaat. Vervang bijvoorbeeld alle gegevens over een bestelling door algemene woorden zoals ‘een artikel’, ‘een paar werkdagen’ en ‘een klant’. Beschrijf alleen de boodschap die je wilt overbrengen. Lees ook een doorgestuurde mail van onder naar boven. Soms staat de belangrijkste persoonlijke informatie pas in het oude deel.
Vermijd geheimen en gevoelige stukken in een algemene chat
Denk aan wachtwoorden, toegangscodes, identiteitsdocumenten, medische gegevens en gegevens over werknemers of klanten. Ook een contract, interne omzetlijst of nog geheim ontwerp kan vertrouwelijk zijn zonder dat er veel persoonsgegevens in staan. Gebruik een openbaar beschikbare tekst of maak een oefenversie als je hulp nodig hebt met opbouw.
Controleer bestanden extra goed. Een spreadsheet kan verborgen tabbladen hebben en een document kan opmerkingen of wijzigingen bevatten. Een foto kan een kenteken of herkenbare persoon tonen. Schrijf voor een eenvoudige taak liever een nieuwe korte tekst dan dat je een document aanpast waarin gevoelige informatie oorspronkelijk stond. Dat maakt het makkelijker om te zien wat je werkelijk deelt. KVK over risico’s van AI-tools
Begrijp wat een privacy-instelling verandert
Bij een persoonlijk ChatGPT-account kun je in de gegevensinstellingen regelen of je nieuwe gesprekken helpen bij het verbeteren van modellen. Als je de betreffende optie uitzet, kunnen gesprekken nog steeds in je geschiedenis staan. Tijdelijke chats hebben eigen voorwaarden rond geschiedenis, modeltraining en bewaring. Controleer voor je keuze wat OpenAI daar op dat moment over meldt. OpenAI over gegevensinstellingen
Lees privacy-instellingen per tool en per account. De afspraken van een door je werkgever beheerde omgeving kunnen verschillen van die van je persoonlijke account. Bekijk ook of je met een externe koppeling werkt. Als een taak gegevens naar een andere dienst stuurt, kunnen daar aanvullende voorwaarden gelden. Voor vragen over je werk is het beleid van je organisatie een logisch beginpunt.
Een voorbeeld met een klantenmail
De oorspronkelijke mail zegt dat een klant met een specifiek ordernummer op een bepaald adres wacht op levering. Je wilt een duidelijke reactie schrijven waarin je erkent dat de bezorging uitloopt. Maak dan deze opdracht: ‘Schrijf een vriendelijk antwoord voor een fictieve klant. De levering heeft vertraging. Geef aan dat we de verwachte datum nog controleren en noem geen bezorgdatum. Sluit af met een korte vervolgstap.’
Bekijk het concept en zet de gecontroleerde orderdetails pas in je eigen mailprogramma. Controleer vooral welke toezeggingen erin staan. Schrijf bijvoorbeeld alleen dat je morgen terugkomt op de vraag als je dat ook kunt waarmaken. Zo gebruik je AI voor de vorm en beheer je de gegevens en afspraak zelf.
Kijk ook naar wie toegang krijgt tot je antwoord
Wil je een goed voorbeeld aan een collega laten zien, lees dan eerst de hele tekst en de eerdere berichten die je eventueel deelt. Een link naar een gesprek kan meer context laten zien dan alleen de laatste zin. Kopieer liever het bedoelde fragment in het geschikte werkdocument. Verwijder voor het delen persoonsgegevens en interne details die de ontvanger niet nodig heeft.
Denk ook aan schermbeelden. Een schermafbeelding kan tabs, accountnamen of meldingen bevatten. Selecteer een klein fragment of maak een nieuwe demonstratie met voorbeeldgegevens. Wie een vast werkplekje gebruikt voor zulke controles vindt inspiratie bij de bureaus van Koning Bamboe. Leg scherm en aantekeningen zo neer dat je beide kunt lezen.
Maak een testversie voor je vaste taken
Kies één taak die je vaak doet en schrijf daarvoor een voorbeeld met verzonnen gegevens. Bewaar het als sjabloon in je eigen notities. Vul tijdens het oefenen alleen algemene kenmerken in. Als je een productvraag wilt beantwoorden, kan ‘de gewenste kleur is tijdelijk uitverkocht’ al genoeg zijn om een behulpzame reactie te schrijven. De echte voorraad en leverdatum controleer je daarna in je eigen systeem.
Kun je een tekst met initialen wel delen?
Dat hangt af van de rest van de inhoud en van de omgeving waarin je werkt. Initialen samen met een functie, datum en unieke situatie kunnen herkenbaar blijven. Loop daarom eerst langs de details die iemand nodig heeft om de tekst te begrijpen. Wil je alleen leren hoe je een besluit helder opschrijft, vervang dan ook de functie, de datum en het onderwerp door gewone voorbeelden. ‘De medewerker start later’ kan bijvoorbeeld voldoende zijn voor een oefening met toon.
Als je werkgever een toepassing voor bepaalde gegevens heeft goedgekeurd, volg dan die afspraken voor toegang, invoer en opslag. Vraag bij twijfel naar een voorbeeld dat past bij jouw functie. Een algemene instructie over AI kan anders uitpakken voor klantenservice dan voor personeelszaken. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft wanneer de AVG van toepassing is op persoonsgegevens bij het gebruik van AI. Autoriteit Persoonsgegevens
Controleer ook afbeeldingen en bestanden die AI teruggeeft
Lees een gegenereerde samenvatting voordat je die deelt. Er kunnen details in staan die je bij het verspreiden liever weglaat of die per ongeluk zijn toegevoegd. Controleer bij een afbeelding of iemand herkenbaar wordt afgebeeld en of tekst of logo’s iets prijsgeven. Sla de gecontroleerde versie op waar je die normaal zou bewaren. Als de ontvanger alleen een conclusie nodig heeft, stuur die conclusie. Laat de chat of het oorspronkelijke document buiten de bijlage als die daar niets aan toevoegt.
Wat als je al te veel hebt gedeeld?
Stop met het verder verspreiden van de informatie en noteer welke gegevens je in welke dienst hebt ingevoerd. Controleer de mogelijkheden om het gesprek en eventuele gedeelde links te verwijderen. Heb je een actief wachtwoord of toegangscode gedeeld, wijzig of trek die dan in via de betreffende dienst. Gaat het om klantgegevens of interne documenten, volg dan snel de meldprocedure van je organisatie. Daar kan worden beoordeeld welke vervolgstappen nodig zijn.
Schrijf daarna op wat je voortaan eerst wilt controleren. Een korte routine kan helpen: doel formuleren, invoer inkorten, herkenbare details weghalen en het resultaat terugzetten in je eigen werkomgeving. Oefen die volgorde met een fictieve mail. Dan ken je hem wanneer je haast hebt.
Reacties (0)